Агент по закупкам в Китае: коммерческая сторона, выстроенная правильно

Что агент по закупкам в Китае ведёт в рамках коммерческого процесса

Когда зарубежные импортёры работают с агентом по закупкам в Китае, ценность заключается не только в поиске поставщиков. Она в контроле коммерческих деталей, от которых зависит, придёт ли заказ вовремя, по согласованной стоимости и в соответствии с согласованной спецификацией. Mutual Trade — агент по снабжению и закупкам, базирующийся в Иу и работающий с оптовыми покупателями: импортёрами, дистрибьюторами, сетями магазинов и супермаркетами. На этой странице изложено, как коммерческая сторона заказа обрабатывается на практике.

От запроса до подтверждённого заказа

Работа агента по закупкам начинается до внесения какой-либо предоплаты. Первый этап — подтверждение требований, обычно от одного до трёх дней, на котором фиксируются спецификация, целевое количество, упаковка и пункт назначения. Далее агент формирует варианты поставщиков — обычно от трёх до пяти альтернатив, сравниваемых по стоимости, сроку производства и риску качества — и при необходимости получает образцы.

После выбора поставщика коммерческие документы подготавливаются и проверяются:

• Коммерческое предложение и проформа-инвойс (PI) — цена за единицу, расходы на оснастку или наладку, где применимо, затраты на упаковку и затраты на испытания указываются отдельно, а не объединяются в единую цифру.
• Условия контракта — Incoterms 2020 указываются явно, чаще всего FOB Ningbo или Shanghai, также используются EXW, CIF и DDP в зависимости от предпочтений покупателя и пункта назначения.
• Стандарт качества — уровень AQL согласуется и вносится в заказ, обычно выборка AQL 2.5 или 4.0, с более строгим уровнем 0.65 по запросу.
• Сопровождение производства — запланированные контрольные точки в течение закупочного и производственного окна, которое для стандартных позиций составляет примерно 15–45 дней после подтверждения заказа.

Условия оплаты на практике

Как закупочное агентство в Китае, мы выстраиваем оплату в соответствии с размером заказа и историей покупателя с базой поставщиков:

• T/T 30% предоплата плюс 70% оплата остатка против копии коносамента или до отгрузки — стандартная схема.
• L/C используется для крупных заказов и для первых заказов, когда обе стороны предпочитают банковское посредничество.
• PayPal или Alipay подходят для небольших тестовых заказов и образцов на сумму до US$2,000.
• Поэтапная 30/30/40 доступна, когда производство длительное или задействована оснастка.
• Рамочные соглашения, квартальные или годовые, могут фиксировать курсы валют и партионные цены для постоянных покупателей, что снижает подверженность курсовым колебаниям в течение сезона.

Как сохраняется прозрачность ценообразования

Прозрачность достигается за счёт сравнения и детализации. Коммерческие предложения конкурирующих поставщиков представляются рядом, чтобы покупатель видел, где более низкая цена за единицу компенсируется более длительным сроком производства или более высоким риском качества. Ступенчатые цены показываются по диапазонам количества, делая эффект стоимости более крупной партии видимым до принятия обязательств. Затраты на упаковку, маркировку, испытания и проверку качества указываются отдельными строками, включая лабораторные испытания третьей стороной, согласованные с лабораториями ISO 17025, такими как SGS, BV, TUV или Intertek, если этого требует рынок назначения.

Размеры заказов, которые мы обычно ведём

Типичное минимальное количество заказа составляет от 100 до 1,000 штук за артикул и варьируется по категориям — хозяйственные товары на нижнем конце, текстиль и одежда выше. Заказы группируются в три коммерческих уровня:

• Малый — до US$5,000, часто первый заказ или тестирование нового SKU.
• Средний — от US$5,000 до US$50,000, наиболее распространённый диапазон для оптового пополнения запасов.
• Крупный — свыше US$50,000, обычно консолидированные грузы из нескольких SKU или категорий.

Постоянные программы поставок

Многие покупатели переходят от разовых заказов к повторяющейся программе. Агент по снабжению может поддерживать ежемесячное пополнение запасов по фиксированной спецификации, сезонные комплекты, собираемые и переупаковываемые на складе в Иу, и годовые рамочные соглашения, удерживающие цены и курсы валют в течение года. Праздничные и сезонные ассортименты следует фиксировать за 90–120 дней, чтобы учесть производство, проверку качества и морскую перевозку.

На протяжении всего процесса вопросы качества сообщаются в течение 24 часов и отслеживаются по циклу закрытия 24–48–7 дней, а отчёты о проверке с фото, видео и перечнем дефектов направляются не менее чем за три дня до отгрузки.